EMBA技能：提高你的行政写作技巧
一旦你在职业生涯中达到一定的水平，写作技巧往往会被认为是理所当然的，你获得的越高，人们就会期望达到一定的标准。如果写作对你来说并不容易，那就没有必要被吓倒。在商业中，使用单词和大量词汇的能力不如你被清楚地理解并达到你想要的结果重要。

培养你的行政写作技巧
您可以通过应用与您最初获得该职位相同的人际交往能力和分析思维来发展写作技巧，以便与您的员工和上级进行可靠有用的沟通。把每一次写作的机会都当作一个机会来磨练你在工作领域内清晰沟通的技能。当您遵循一些指导方针并专注于清晰时，写作可以成为您执行技能库中的强大工具。

了解你的目的
为您的消息选择正确的传递方式。阅读要求读者投入时间，因此您要确保在开始撰写电子邮件或备忘录之前有必要这样做。
书面交流适用于您希望记录在案的公司业务，并适用于具有相同信息的一大群人。当您需要及时响应或采取行动时，它也很有用。但是，有时，对话或会议比编写书面信息更有效率，也更省时。

定调
当词仅限于基本信息时，它们会产生影响并且对商业目的最有效。书面信息可能会被引用、反感，甚至会出现在公司沟通的其他地方，所以在您承诺书面文字之前请仔细考虑。
确定谁将阅读消息并相应地确定语气。对于通过电子邮件发送的公司消息，温暖、包容的语气是合适的，通过将读者称为“您”来个性化内容。对于更正式的报告或摘要文件，请保持权威和真实的语气，记住它可能会通过高管层广泛共享。
负面信息在写作中会被放大，因此请保持积极的语气，并为面对面的对话保留坏消息或批评性评论。如果有必要以书面形式传达负面信息，请花点时间在积极的背景下进行设置，并在最后保持积极的态度。如果您不确定语气，请大声朗读信息给自己听。这将帮助您了解如何接收它。在发送之前，您可以根据需要调整音调和清晰度。如果您有一个值得信赖的同事或合作伙伴，请让他们大声朗读给您听，看看其他人如何看待您的语气。

把事情简单化
商务信函，无论是电子邮件、执行摘要还是报告，都旨在传达信息。您的同事和员工只有有限的时间来吸收他们每天收到的所有信息，因此您必须轻松、快速地理解您所写的内容。用通俗易懂的语言书写，限制不为人所知的行话和首字母缩略词。如果您需要使用首字母缩写词，但不确定人们是否会认出它，请在第一次使用时将其拼写在括号中。使用您在对话中应用的相同词汇可以传达真实性。
如果您通过电子邮件进行交流，请将基本信息放在主题行中。这可以包括主题、需要读者采取的步骤以及截止日期。包括指向更多信息的链接，而不是在一个文档中进行总结。图表和图形可以作为附件或链接提供。

一心一意
不要将每份文件都当作更新各种当前公司业务的机会。这可能会导致接收者信息泛滥，并可能导致反应混乱。一次坚持一个问题，专注于传达您要求采取的行动以继续前进。在电子邮件中，使用项目符号来解决多个问题可能是有意义的，但更正式的公司文件应尽可能集中。

整理资料
定义您正在撰写的问题的各个部分，并将它们分组到描述性标题下的部分。在开头总结要点，然后在标题下详细说明。大多数信息通常可以分为“背景”、“项目目的”和“后续步骤”，尽管您可能需要自定义标题以适应主题。用要点分解段落，使读者更容易浏览文档并快速从内容中提取他们需要了解的信息。

做一个严谨的编辑
优秀的作家是他们自己作品的无情编辑，将信息简化为需要传递的基本信息。严格要求自己删除不必要的细节和形容词。请记住，另一端的人会问：“我为什么需要知道这个？” 并确保该问题的答案位于文档或电子邮件的前面和中心。

做严格的校对员
在发送文件之前，请注意检查拼写。拼写不正确的单词和名称会给读者留下不好的印象，并且会让读者反感。检查每个链接以确保它指向正确的站点。如果您对自己的拼写或语法没有信心，您可能需要使用 Grammarly 之类的工具来提供帮助。

好的作家是读者
通过研究其他作家如何清晰简洁地传达信息来提高你的写作技巧。媒体报道时事是一个很好的起点。与高管一样，记者需要以有限的格式综合复杂的问题和事件，以供忙碌的读者使用。注意语言的经济使用以及信息的组织方式。
清晰写作风格的另一个有价值的来源是法庭文件。通常，有关复杂法律问题的决定以通俗易懂的语言传达，使普通公众能够理解法官是如何做出判决的。
让自己受到其他专业人士写作中简洁明了的力量的启发，很快你就会发现自己在自己的沟通方式中具有相同的品质。