沃尔顿国际商学院MBA院长沃勒 以战略意图进行沟通
为什么在没有目的的情况下传达信息可能根本无法传达太多有意义的信息。
成功领导商学院，就像领导任何组织一样，需要有效的沟通。一点也不意外，对吧？但作为费耶特维尔阿肯色大学山姆•沃尔顿商学院的院长，我很快发现有效的沟通不仅仅是发送其他人接收和理解的信息。有效的沟通也需要战略意图。
AG Lafley 曾在 2000 年至 2010 年和 2013 年至 2015 年期间担任宝洁前首席执行官，他曾指出，有效的沟通有助于领导者找到并分享五个关键问题的答案。我们是谁？我们在哪里玩——我们的市场是什么？我们怎么赢？我们需要什么能力或资源？我们需要什么样的管理系统？

这些都是战略问题，需要采取战略方法来寻找和分享答案。因此，作为沃尔顿学院的首席沟通官，我的部分工作是确保我们所有的教职员工拥有或能够获得他们所需的信息，以有效地发挥他们在实现我们的使命、愿景和价值观方面的作用。

更多的沟通不一定更好
当然，对于商学院来说，沟通会带来一些独特的挑战和考虑。例如，在沃尔顿学院，我们采用共享治理模式，这意味着教师希望了解正在发生的事情并对某些决定提出意见。商学院还拥有广泛的内部和外部利益相关者，这意味着一刀切的信息并不总是有效。
2015 年我被任命为院长后不久，我意识到教职员工的很多反馈都集中在涉及沟通的问题上。起初，这似乎很奇怪。像大多数商学院一样，我们不乏会议。怎么会有人不知道发生了什么事？
作为对此反馈的回应，我们增加了来自院长办公室的电子邮件数量。事实上，我或我的副院长每天都会发送某种类型的电子邮件，通常长达几页。最终，我们意识到我们已经从一个极端走向了另一个极端，用太多的信息压倒了人们。我们拨回了它。
在此过程中，我们意识到我们花费了大量时间“交流”，但我们的努力并不总是有效的。尽管我们发出了许多信息，但大多数都缺乏一个关键组成部分：战略意图。我们发现，良好的沟通不仅仅是沟通更多，这是为了更好地沟通。

不同的方法，不同的目的
我知道对我们来说，认真和尊重地倾听他人的意见、实践程序正义以及尽可能透明和清晰地分享信息对我们来说至关重要。但我们还需要定义我们沟通的内容和方式的原因和目的。
我与领导团队创建的首批委员会之一的任务是探索我们可以更好地与大学沟通的方式。我们首先列出了我们的沟通方式；接下来，我们确定了每种方法的主要和次要目的。

良好的沟通不仅仅是沟通更多。这是为了更好地沟通。
第一步很容易。我们列出了一长串我们最常用于内部宣传的方法，并将其缩小到前八名。其中包括来自院长办公室的全校电子邮件、市政厅会议、教职员工会议（每年两次或三次）、与院长共进早餐和午餐、每周执行委员会会议、执行委员会会议记录（每次会议后共享）、学院常务委员会例如专门用于学生奖学金、晋升和任期的那些，以及为解决特定目标而临时设立的工作组。
然而，第二步并不那么简单。正是在这一点上，我们发现了我们的弱点：要么没有人知道每种方法的主要目的，要么不同的人以不同的方式定义了每种方法的目的。换句话说，我们知道我们用于通信的机制，但我们不确定这些机制应该如何工作。

沟通的三个“桶”
为了澄清我们的集体困惑，我们将沟通的目的分为三个部分：解释、参与和决定/建议。然后，我们为每个机制分配了主要和次要目的。

解释
当我们使用以解释为目的的方法时，教职员工可以期望了解诸如大学里发生的事情，我们为什么要从事各种倡议或努力，谁担任某些角色，为什么要做出各种决定，以及我们如何努力实现我们的使命和愿景的各个方面。这些类型的沟通可能包括我们来自院长、教职员工会议或执行委员会会议记录的电子邮件。

参与
旨在促进参与的方法——例如我们的市政厅和与院长共进午餐——将通过包括他们的反馈、输入和观点让人们参与决策过程。这些方法将寻求通过讨论和辩论来建立集体智慧和知识。他们将为教职员工提供机会，就重要主题和决策分享见解和意见。

决定/建议
最后，旨在确定学院方向的方法将包括我们的执行委员会会议和我们的工作组。一些教职员工会议，我们可能对特定倡议或变更进行投票，也可能属于这一类。
一旦我们确定了不同方法的目的，我们的下一步就不足为奇了——我们与学院沟通了我们沟通的目的。我们创建了一个工作组来概述我们将用来传达我们的新结构的方法，然后执行委员会对其进行审查和编辑。
然后，我向学院发送了一封电子邮件并征求意见，最后在教职员工会议上展示了我们新的沟通结构。因为我们为非结构化消息添加了结构——然后与每个人共享该结构——我们确保人们知道会发生什么。
通过明确设定期望，我们解决了我第一次担任院长时教师引起我注意的许多沟通问题。例如，人们不再抱怨教职员工会议缺乏决策，因为他们现在知道这些会议有不同的目的，几乎从不涉及决策。
对于我们的每一种沟通方式，我们都确定了我们的主要目的、次要目的，以及我们是否想邀请社区的反馈。
不仅如此，当我们作为一所大学进行战略性沟通时，我们的信息服务于明确的目的。我们确保每条信息都支持我们都同意的重要目标。

有目的的个人交流
除了阐明我们在大学范围内沟通的战略目的之外，我现在还对我作为院长的个人沟通方式进行更具战略性的思考和行动。例如，有时我很直接：这是您需要知道的信息。这是我需要你做的。在其他时候，我故意很微妙。无论哪种方式，我不仅要考虑我说什么，还要考虑我怎么说。
考虑我们的执行委员会会议。他们的目的可能是做出决定和建议，但我们的会议记录是为了向我们的教职员工提供这些决定的解释。作为这些会议中的个人领导，我经常说房间里每个人都已经知道和理解的事情，只是因为我知道教职员工会阅读会议记录。我想确保我分享任何对我们的教职员工来说是新的信息，或者强化我希望他们再次听到的任何信息。

我现在对我个人的沟通方式进行更具战略性的思考和行动。我不仅要考虑我说什么，还要考虑我怎么说。
我可能会采用这种方法来强调我们对政策承诺的重要性，例如 Title IX 合规性，或者间接解决在校园内传播的虚假谣言。或者，我可能只是让每个人都知道，作为执行委员会，我们知道、正在讨论和关心对教职员工很重要的问题。

对使命很重要的信息
当其主要利益相关者不了解正在发生的事情和原因时，商学院永远无法完全实现其目的。为了让每个人都保持一致，学术领导者必须始终如一地有意识地思考他们需要传达的观点以及他们希望如何分享信息。他们必须知道谁将收到消息，接收者将如何处理信息，为什么它对每个利益相关者群体很重要，以及他们希望接收者如何回应。
只有这样，他们才能精心设计出更具战略性、更有目的性并且最终更有效的沟通方式。与学术界的每一位成员进行有效的沟通，是推动任何商学院更接近履行其使命的关键部分。
作者：马修•沃勒，阿肯色大学山姆•沃尔顿商学院院长